Одна из самых популярных и востребованных профессий – офис-менеджер. Ни одна компания не может обойтись без специалиста, на плечи которого возложены управленческие и административные обязанности. Офис-менеджер – это, по сути, связующее звено между руководителем и персоналом, именно он решает много важных вопросов, информирует о подписании документов, вступает во взаимодействие с клиентами, осуществляет контроль деловой корреспонденции и переписок, выполняет прямые указания руководящего состава. Благодаря ему обеспечивается полноценный рабочий процесс всей компании.
Хотя должность весьма ответственная и требует выполнения множества разных операций, занять ее не прочь многие. Офис-менеджер – это престижно, модно и интересно. Специалист всегда находится рядом с руководителем и общается в кругу высокопоставленных лиц. У него есть возможность завязать новые полезные связи, проявить себя, быстро продвинуться по карьерной лестнице.
Основные обязанности и функции офис-менеджера
В должностные обязанности специалиста входят такие задачи:
- подготовка к новому трудовому дню офиса – проверка исправности телефона, компьютерной и оргтехники, наличия заправленных картриджей для принтера, бумаги, других расходных материалов;
- контроль за чистотой в офисном помещении – проверка работы систем освещения, вентиляции, сплит-систем;
- своевременная закупка канцелярии и обеспечение ею сотрудников;
- заказ питьевой воды, туалетной бумаги, салфеток, моющих средств;
- контроль текущего документооборота – подготовка отчетности, всех необходимых документов, решение других задач и рабочих моментов;
- контроль работы водителей и курьеров;
- распределение обязанностей среди персонала – постановка задач конкретному сотруднику, доведение до сведения необходимой информации, определение уровня ответственности сотрудников, анализ результатов деятельности;
- ведение табеля учета рабочего времени, передача в бухгалтерский отдел табеля для начисления заработной платы;
- расчет и составление сметы ежемесячных финансовых затрат на содержание офиса;
- организация встреч, регистрация, консультирование и сопровождение клиентов.
В компетенции офис-менеджера также организация переговоров, проведение совещаний и встреч. Претендовать на должность могут люди со средним или высшим образованием, внимательные, честные, ответственные, коммуникабельные и активные.
Преимущества в работе офис-менеджера
Компании охотно рассматривают в качестве кандидата на замещение вакансии людей без опыта. Для молодых специалистов, которые только окончили институт и не успели еще проявить себя, – это отличный старт. Высшее образование не является приоритетным требованием. Другие достоинства профессии:
- возможность получения колоссального практического опыта в области управления и администрирования;
- быстрый подъем по карьерной лестнице – тех, кто проявляет себя с лучшей стороны и эффективно работает, гарантированно повышают в должности, дорасти за несколько лет можно вплоть до руководящей должности;
- интересная и разноплановая работа – постоянно сидеть на одном месте и скучать точно не придется, день офис-менеджера активный и разнообразный.
Офис-менеджер – это уникальная возможность успешного старта профессиональной деятельности. Найти подходящую открытую вакансию в украинских компаниях всегда можно на портале для поиска работы jobs.ua.
Друзі! Підписуйтесь на нашу сторінку Фейсбук і будьте завжди в курсі останніх новин.
