У разі втрати трудової книжки знадобитися можуть навіть свідчення інших працівників.
Через війну, російські обстріли, евакуацію та окупацію українці втрачають документи, зокрема й трудові книжки. А від підтвердженого стажу залежить право на пенсію, - йдеться у газеті «Твій вибір».
Ще складніше, якщо при цьому підприємство давно закрилося, а архів недоступний або знищений під час обстрілу чи залишився на окупованій території.
Що робити, якщо підтвердити роки роботи нічим?
Аби спростити підтвердження стажу, Кабінет Міністрів України постановою від 7 жовтня 2026 року № 1246 змінив відповідний порядок. І з 13 жовтня набули чинності оновлені правила для підтвердження стажу. Відповідно до них тепер можуть знадобитися архівні документи, відомості з електронних реєстрів і навіть показання колишніх колег.
Про все детальніше нам розповість начальниця Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області Леся НЕКЛЕСА.
Яку інформацію зберігають електронні реєстри
– Раніше для багатьох людей трудова книжка була чи не єдиним доказом того, де й скільки років вони працювали. Однак сьогодні інформація про трудову діяльність і сплату страхових внесків поступово накопичується в електронних системах, – пояснює Леся Неклеса. – Тому насамперед Пенсійний фонд України має використовувати відомості державних електронних реєстрів. Якщо необхідна інформація там є, додатково підтверджувати її паперовими документами не потрібно.
Особливо це важливо для періодів роботи після 1 січня 2004 року. Відтоді страховий стаж обчислюють за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
– А от із попередніми періодами ситуація може бути складнішою, – зауважує Леся Неклеса. – Якщо людина працювала, наприклад, у 1980-х чи 1990-х роках, відповідних відомостей в електронному реєстрі може не бути. Тоді знадобляться трудова книжка або інші документи, які підтверджують роботу.
Тож перший крок – звернутися до Пенсійного фонду України й з’ясувати, які періоди роботи вже відображені в реєстрі, а які потрібно підтверджувати додатково.
і документи можуть замінити трудову книжку
Якщо трудової книжки немає, записи в ній відсутні або неточні, то для підтвердження стажу можна використовувати інші документи, що містять відомості про трудову діяльність.
– Це можуть бути довідки з місця роботи та виписки з наказів про прийняття на роботу чи звільнення; особові рахунки працівника й відомості про виплату зарплати; документи про банківські операції, які підтверджують нарахування або виплату зарплати, – перелічує Леся Неклеса. – Також можуть знадобитися письмові трудові договори й угоди з відмітками про їхнє виконання; посвідчення, характеристики та інші документи, видані за місцем роботи; документи, що зберігаються в архівних установах; рішення суду про встановлення періоду трудових відносин і характеру виконуваної роботи.
Цей перелік дає змогу шукати підтвердження не лише в самій трудовій книжці, а й у документах, які залишилися вдома, на підприємстві, в архіві чи державних установах.
А якщо не залишилося нічого?
Саме для таких випадків передбачено можливість підтверджувати стаж показаннями свідків. Оновлені правила дозволяють використовувати свідчення щонайменше двох людей, які працювали разом із заявником.
– Це можуть бути колишні колеги, які пам’ятають спільну роботу на підприємстві, в установі чи організації. Однак недостатньо просто знайти двох знайомих, які погодяться підтвердити ваші слова, – зазначає Леся Неклеса. – Свідки повинні відповідати вимогам законодавства та мати документи, що підтверджують їхню роботу за відповідний період.
Працівники Пенсійного фонду України оцінюють обставини конкретної справи. Сам факт знайомства зі свідками не гарантує зарахування всього заявленого стажу. Водночас спеціалісти Пенсійного фонду України самі можуть сприяти пошуку свідків за даними реєстру застрахованих осіб.
– Окремо передбачено механізми для громадян, які не можуть підтвердити стаж через наслідки російської агресії, – зауважує Леся Неклеса. – Йдеться про випадки, коли підприємство розташоване на тимчасово окупованій території, перебувало в районі бойових дій або його документи були пошкоджені чи знищені.
За таких обставин можуть застосовуватися спеціальні процедури підтвердження стажу. Фахівці Пенсійного фонду України мають розглянути, який передбачений законодавством спосіб підтвердження можна застосувати в кожній конкретній ситуації.
– Водночас є важливий виняток: стаж роботи у шкідливих або особливо важких умовах, який дає право на пільгову пенсію, має окремі вимоги до підтвердження. Покази свідків не замінюють необхідних документів про такий стаж. Тому в цих випадках потрібно окремо з’ясувати вимоги Пенсійного фонду України, – пояснює Леся Неклеса.
Коли помилка у прізвищі чи даті народження
Буває, що трудова книжка є, але прізвище в ній написане інакше, ніж у паспорті, або є розбіжність в імені, по батькові чи даті народження. Раніше в окремих випадках для підтвердження належності документа доводилося звертатися до суду.
Оновлений порядок передбачає таке: якщо документи дають змогу зробити висновок про їхню належність конкретній особі, це питання вирішуватиметься за процедурою, визначеною Пенсійним фондом України, за погодженням із Мінсоцполітики.
– Щоправда, – зауважує Леся Неклеса, – якщо ви зараз помітили такі неточності, то не виправляйте їх власноруч. Порадьтеся із фахівцями: як підтвердити, що документ належить саме вам.
Та й за інших обставин не відкладайте вирішення питання щодо трудової книжки на момент вашого виходу на пенсію.
– Вже зараз зверніться до Пенсійного фонду України. Попросіть перевірити, які періоди роботи є в електронному реєстрі та які потребують додаткового підтвердження. Зберіть усе, що залишилося. Перегляньте старі довідки, накази, трудові договори, документи про зарплату й інші папери, що можуть стосуватися вашої роботи, – радить Леся Неклеса. – З’ясуйте, де зберігаються документи підприємства. Якщо воно ліквідоване, запитайте про можливість отримати відомості в архіві або в правонаступника.
Якщо документів немає, поцікавтеся про підтвердження стажу свідками. Уточніть, хто може свідчити, які документи потрібні та як Пенсійний фонд України може допомогти з пошуком колишніх колег.
– Якщо питання складне, запишіть поради фахівців: що за чим ви маєте зібрати і куди віднести документи. Можливо, – підсумовує Леся Неклеса, – підтвердити зароблені роки буде простіше, ніж здається.
Оксана Бубенщикова
Друзі! Підписуйтесь на нашу сторінку Фейсбук і будьте завжди в курсі останніх новин.
